Tổ chức hội nghị, hội thảo là một trong những phương án truyền thông hiệu quả trong chiến lược marketing của các công ty, doanh nghiệp. Tổ chức thành công một chương trình hội nghị, hội thảo có thể giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu, chốt sale, bán hàng và tăng doanh thu hiệu quả. 

Tuy vậy việc tổ chức hội nghị, hội thảo cần phải chuẩn bị,thực hiện khá nhiều công đoạn và đầu việc “khổng lồ”. Chính vì vậy nếu không có kinh nghiệm tổ chức rất có thể không đạt được hiệu quả như mong muốn:

Chuẩn bị cho một chương trình hội nghị, hội thảo

  • Thành lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị: Đây là những thành viên quan trọng trong hội nghị, thuộc ban tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện chương trình
  • Lập kế hoạch, lịch trình và chương trình nghị sự: Công việc này chính là cụ thể hóa những ý tưởng tổ chức hội nghị, set up ekip tổ chức, phân công đầu mục công việc và nhân sự đảm trách. Làm tốt công tác này mới có thể kiểm soát được tiến độ cũng như các đầu việc cần thực hiện.
  • Khảo sát, lựa chọn địa điểm tổ chức: Một hội nghị, hội thảo thành công không thể tùy tiện sử dụng một địa điểm bất kỳ. Địa điểm tổ chức hội nghị cần đảm bảo sức chứa, hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại phục vụ tốt cho việc truyền tải thông tin, tài liệu.
  • Thư mời, truyền thông hội nghị: Đây là hoạt động kết nối khách mời đến với hội nghị, hội thảo. Không phải đơn vị nào cũng  có sẵn data khách mời tham dự hội thảo, hội nghị, chính vì vậy đây cũng là giai đoạn tiếp cận khách mời và thuyết phục họ tham dự chương trình của mình.
  • Chuẩn bị tài liệu: Tài liệu hội thảo, hội nghị có thể là văn bản, slide trình chiếu hay video. Trước khi sự kiện diễn ra các tài liệu đều phải được đảm bảo đã chuẩn bị chu đáo, text thử với các thiết bị truyền tải thông tin.
  • Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
  • Thiết lập các thủ tục, nghi thức phù hợp với nội dung hội thảo
  • Phân bổ các bộ phận chuyên trách ( check list kỹ thuật, lễ tân, tặng hoa, hướng dẫn, phục vụ, check in…)
  • Tiếp xúc diễn giả
  • Kết nối truyền thông đại chúng
  • Set up phương tiện đi lại, nơi ăn nghỉ của đoàn tham gia hội nghị ( nếu hội nghị, hội thảo kéo dài và đoàn có nhu cầu)
  • Dự trù kinh phí: Hoạt động cần thiết để kiểm soát chi tiêu khi tổ chức hội nghị.

Những công việc khi tiến hành hội nghị

  • Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn
  • Các bộ phận, nhân sự đứng tại vị trí, bám sát tiến trình sự kiện để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ
  • Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
  • Cần bố trí một thành viên bám sát công việc của các phóng viên (nếu có)
  •  Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.

 Sau hội nghị

  • Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời
  •  Lập hồ sơ hội nghị, hội thảo
  •  Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan
  • Theo dõi thực hiện các quyết định
  • Theo dõi hoạt động truyền thông báo chí
  • Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo

Tìm kiếm đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Kỳ Tâm Media với đội ngũ ekip tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, tận tâm cho phép quý vị đặt trọn niềm tin vào kết quả thành công của sự kiện.

Khả năng cung ứng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo của Kỳ Tâm Media

  • Kỳ Tâm Media có khả năng thực hiện các hội nghị, hội thảo theo mong muốn của khách hàng
  • Set up hội nghị, hội thảo cao cấp, sang trọng
  • Hệ thống nhà hàng tổ chức hội nghị với sức chứa lớn
  • Đảm bảo chất lượng trang thiết bị, máy móc truyền tải nội dung hội nghị, hội thảo tốt nhất
  • Truyền thông hội nghị, hội thảo hiệu quả
  • Liên hệ, kết nối báo chí tham gia hội nghị, hội thảo

Tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo độc đáo

Dựa trên nhu cầu, nội dung của khách hàng truyền tải, Kỳ Tâm Media sẽ set up ý tưởng riêng cho từng hội nghị.

Sức sáng tạo và khả năng tư duy logic chính là tiêu chí đầu tiên để Kỳ Tâm Media tuyển dụng nhân sự cho mình. Chúng tôi đảm bảo sự kiện mang màu sắc, dấu ấn riêng của khách hàng.

Chi phí tổ chức sự hội nghị, hộ thảo cạnh tranh

Không cung cấp dịch vụ với giá thành rẻ nhất nhưng dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị của Kỳ Tâm Media cam kết đưa ra mức giá xứng đáng với những gì khách hàng nhận lại được.

Chúng tôi luôn làm việc với phương châm “Khách hàng sẽ quay lại khi cần” để làm tốt nhất có thể, mang tới sự hài lòng nhất có thể cho khách hàng.

 Đội ngũ thi công, nhân sự chuyên nghiệp

Nhân sự của Kỳ Tâm Media là ekip sáng tạo, tận tâm và hiểu rõ trách nhiệm của mình đối với công việc, khách hàng.

Đơn vị chúng tôi tư vấn miễn phí các thông tin cần thiết về dịch cụ tổ chức hội nghị, hội thảo cũng như hỗ trợ khách hàng giải đáp những thắc mắc trong hoạt động tổ chức sự kiện.

Tư vấn, hỗ trợ trực tiếp qua Hotline: 0869.358.666 – 0968.308.418